在庫管理システム・クラウドとオンプレミスの違いや導入すべき理由を解説

クラウドとオンプレミスの在庫管理システムについて、その違いや導入すべき理由について解説します。在庫管理システムは、在庫を管理することが主目的のシステムですが、商品ごとの売上実績など、売上に関する各種データをかんたんな操作で集計できるため、ビジネス戦略を練る際に役立てることができます。

在庫管理システム・クラウドとオンプレミス

在庫管理システムは、在庫を管理することを目的としたシステムです。スモールビジネスから世界規模の巨大企業まで、モノの販売に関わるビジネスでは、どんなビジネスでも財産となる「在庫」は的確に管理しなければなりません。しかし、ビジネスの規模が大きくなったり、複雑になったりすると、在庫を管理すること自体の難易度が上がってきます。スモールビジネスの場合は、エクセルなどを利用して管理することも可能ですが、少しでも忙しくなると、管理する煩わしさを感じることもあるでしょう。在庫管理システムを導入すれば、商品の流れ、お金の流れがよく見えるようになり、また、業務のスピードアップや効率化、各種データの分析などが可能になります。
在庫管理システムは、クラウド型とオンプレミス型に大きく分けられます。まずは、この二つの在庫管理システムについて、その特徴と違いを解説します。

クラウド型在庫管理システム

クラウド型在庫管理システムは、現在、多くの企業が導入を始めているSaaSです。SaaSは、「Software as a Service」の頭文字をとったもので、ソフトウェアをクラウドにおいて提供するサービスのことです。すなわち、クラウド型在庫管理システムでは、在庫管理のソフトウェアをクラウド上に置き、ユーザーはインターネットを使ってクラウドにアクセスし、サービスを利用します。
クラウド型在庫管理システムは、サービスの提供会社が、クラウドに置かれたシステムを貸し出す形になっています。自社にサーバなどの大がかりな作業は必要なく、ネット環境とPCなどのハードがあればシステムを使うことができます。クラウド型在庫管理システムは、現在、さまざまなものが販売されていますが、そのほとんどは、容量の拡大、機能の追加など、高い拡張性を持っています。そのため、現在の企業規模に合わせて限られた機能だけを使用し、成長に合わせて、関係各部門向けの機能を追加していく…といった感じで臨機応変に対応できることがポイントです。

オンプレミス型在庫管理システム

オンプレミス型の在庫管理システムは、自社にサーバを導入してシステムを運用します。パッケージのソフトウェアもありますが、自社の業務にあったシステムを開発してもらい、導入する場合もあります。クラウド型とは異なり、すべてのシステムが自社にあるため、基本的な管理はすべて自社で行わなければなりません。PCなどのハードウェアも、ソフトウェアに対応したものを選ぶ必要があります。オンプレミス型、クラウド型、どちらの在庫管理システムも、在庫を管理するという目的においては、ほぼ同じ機能を持っています。ただ、オンプレミス型の弱点は、その拡張性です。連携するソフトウェアは限られますし、ビジネスの成長により、容量の拡大を考える場合も、多額の費用が必要になります。

クラウドとオンプレミス型在庫管理の比較

すでにご紹介した通り、クラウド型とオンプレミス型の大きな違いは、その拡張性です。ビジネスの将来的な成長や、社内の他部門で使用しているシステムとの統合を考えると、臨機応変に機能を選べるクラウド型が適切な選択肢になるでしょう。
ただ、ビジネスの規模や業務内容により、適切なタイプ、そして適切なサービスを選ぶことが、在庫管理システム選びの大前提です。このあたりを考慮しながら、クラウドとオンプレミスを比較してみましょう。

・システム導入コスト

まず、システムを導入する際のコストで比較してみます。クラウド型在庫管理システムの場合、自社で用意しなければならないのはハードウェアだけです。ハードウェアについては、現在、使用しているものでも構いません。システム自体は外部のクラウドにあるものをレンタルして使うことになるので、導入の際の初期コストは、サービス利用の契約に関わるコストが主なものとなり、かかっても数万円程度と、とてもリーズナブルです。
一方、オンプレミス型の場合は、システムを自社に置くため、サーバを導入したり、ソフトウェアを購入したり、といった費用がかかります。また、自社の業務に合わせたシステムの開発を業者に依頼する場合は、そのコストもかかることとなり、時には百万円単位のお金が必要となる場合もあります。しかし、規模の小さなビジネスで、ソフトウェアを購入し、PCにインストールするだけでも用が足りるのであれば、莫大なコストがかかることはありません。

・システムへのアクセス

つづいてはシステムへのアクセスです。クラウド型在庫管理システムは、インターネットを利用して外部にあるクラウドに接続し、サービスを利用します。これは、インターネットが使える環境であれば、サービスが利用できることを意味します。オフィス、自宅、喫茶店、営業先、出張先、そして海外からも、クラウドならシステムにアクセス可能です。営業先からシステムにアクセスできれば、在庫データや販売データを見ながら商談し、注文が得られたらすぐに入力できるため、販売機会を逃すことがありません。いつでもどこでも、そしてどんなOSでもシステムにアクセス可能なクラウドは、働き方改革を進めるうえでも、とても効果的です。現在、フリーアドレス制やフレックス制を導入する企業、SOHO（Small Office Home Office）を推進しているビジネスは増えています。クラウド型在庫管理システムは、こうしたビジネスにぴったりのソリューションです。
オンプレミス型の場合、自社にシステムがありますが、外部からのアクセスは、セキュリティを考慮すると限定的になります。クラウド型の場合は、在庫数の閲覧に機能を限定して取引先の担当者に、自社システムにアクセスしてもらうことも可能ですが、オンプレミス型の場合は、そうはいきません。また、オンプレミス型のシステムの操作は、ソフトウェアをインストールしたOSから行います。そのため、基本的には外部からの利用は考慮されていないシステムということになります。

運用コスト

運用コストについても比較しておきましょう。クラウド型在庫管理システムの場合、家賃のように月々、もしくは一定期間のシステム利用料を支払いながら使います。
一方、オンプレミス型の場合は、すでに購入しているため、このような費用はかかりません。
こうして見ると、運用コストはオンプレミス型のほうが安そうにも思えるのですが、システムが社内にあるため、規模のある程度大きなビジネスになると、その保守に当たる人間が社内に必要になるのです。これは人件費がかかることを意味します。システムの保守はサービス提供会社任せでいいクラウドのほうが、運用コストの面でも有利です。

在庫管理システムを導入すべきケース

現状の在庫管理の方法では、どうにも実際の在庫と帳簿が合わない。このようなケースが発生する理由はさまざまですが、在庫管理の方法に問題があることは確かです。商品は売上と同時に出荷されるとは限らず、倉庫に取引先の在庫として保管するケースもあるでしょう。不良品や返品も在庫数を狂わす原因の一つです。このように在庫管理を難しくする要素が存在するのであれば、在庫管理システムの導入を考えるべきでしょう。クラウドにしても、オンプレミスにしても、自社の業務に合ったシステムを導入すれば、在庫管理はかんたんになります。